自社のAI活用、どこから始めるか。経営者のための判断の3ステップ

創刊にあたって

AI LIFEは、中小企業の経営者が「自社でAIをどう使うか」を判断するためのマガジンです。新しいツールの紹介よりも、導入するかどうか、どこから始めるかを決めるための材料をお届けします。

創刊号では、特定のツールの話をする前に、判断の土台になる3つの問いを整理します。

011. どの業務から手をつけるか

最初の一歩は「AIで何ができるか」ではなく、「社内のどの作業に時間が取られているか」から考えるのが確実です。候補を選ぶときは、次の4点を目安にしてみてください。

• 繰り返しが多い：毎週・毎月、同じ手順でくり返している作業
• 文章や資料が中心：メールの下書き、議事録、報告書、問い合わせへの回答案など
• 間違えても取り返しがつく：人が見直してから外に出せる作業
• 担当者が「やり方」を説明できる：手順を言葉にできる作業ほど、AIに渡しやすくなります

反対に、手順が人によってばらばらな業務や、判断の根拠が担当者の頭の中にしかない業務は、AIの前に業務の整理が必要です。

ここがポイント最初は「小さく、毎週くり返す、人が見直せる」業務を1つだけ選ぶ。うまくいった型を、ほかの業務に広げていくほうが失敗が少なくなります。

022. 効果をお金と時間で見積もる

導入を判断するには、ざっくりでも数字にしておくことが大切です。考え方はシンプルです。

削減できる時間 × 人件費の時間単価 − AIの利用料や準備の手間 ＝ 見込める効果

以下は考え方を示すための架空の例です。実在の会社の数字ではありません。

【架空の例】社員10名の会社で、営業担当3名が毎週の報告書作成にそれぞれ2時間かけているとします。AIで下書きを作り、人が確認する形にして作業時間が半分になったと仮定すると、削減は週3時間、月におよそ12時間です。時間単価を3,000円とすれば、月3.6万円相当。ここからAIツールの利用料と、最初の設定や社内説明にかかる時間を差し引いて判断します。

見積もりで気をつけたいのは次の点です。

• 「半分になる」などの削減率は仮定です。まず1〜2週間試して、実際の時間を測ってから判断しましょう。
• 最初の数週間は、慣れるまでかえって時間がかかることがあります。
• 時間が浮いても、その時間を何に使うかを決めなければ、利益には結びつきにくいものです。

ここがポイント試す前に「何時間減れば続けるか」という基準を決めておく。感覚ではなく、測った数字で続けるかやめるかを決められます。

033. 何を任せて、何を任せないか

AIは下書きや整理、要約が得意な一方で、もっともらしい間違いを書くこともあります。任せる範囲は、あらかじめ線を引いておくのが安全です。

AIに任せやすいこと

• 文章や資料のたたき台づくり
• 長い資料や議事録の要約
• 情報の整理、表へのまとめ直し
• アイデアの洗い出し

人が持ち続けること

• 最終的な判断と、その責任
• お客様や取引先に出す前の最終確認
• 金額、契約、法律、人事に関わる判断
• 個人情報や機密情報の取り扱いルールの決定

社外秘の情報や顧客の個人情報を、どのAIサービスに、どの設定で入力してよいか。この社内ルールは、使い始める前に決めておきましょう。

ここがポイント「AIが作り、人が決める」を基本にする。任せる範囲を明文化しておくと、社員も安心して使えます。

まとめ：最初の1か月でやること

1. 時間が取られている業務を書き出し、候補を1つに絞る
2. 今かかっている時間を測り、「続ける基準」を決める
3. 任せる範囲と、入力してよい情報のルールを決める
4. 2〜4週間試して、実際の時間を測り、続けるか判断する

AIの導入は、大きな投資から始める必要はありません。小さく試して、数字で判断する。その積み重ねが、AIがある前提で仕事を組み立て直すことにつながっていきます。