社内ナレッジをAIに渡す前に何を決める？渡してよい文書・禁止・更新担当

今号のテーマ

型の次は、社内の文書やナレッジをAIに渡す判断です。 「全部学習させれば賢くなる」は、今日の主題ではありません。渡す前に決める3つ——渡してよい文書、渡さない情報、更新担当——を先に置きます。

参照は、IPA手引書の情報漏えい・権限・運用上の留意と、AI事業者ガイドライン第1.2版のプライバシー・セキュリティに関する利用者向け注意です。11/10号の「型」の続きとして、ナレッジを渡す境界を決めます。

Top Story今日いちばん大事な話

011. 社内ナレッジをAIに渡してよい文書はどれ？

何が起きた

渡してよいのは、分類が分かり、古い版と分かれ、個人情報が入っていない文書です。公開済みの資料や、機密が低く顧客・個人情報を含まない手順書が目安になります。ラベルが無いなら、渡す判断の前に分類から始めます。

要点

目安は次です。

• すでに社外に出している資料（公開済みの会社案内、公開FAQ）
• 社内向けでも、機密区分が低く、顧客・個人情報が含まれない手順書
• 更新日が分かり、古い版と混ざらないもの

手引書の入力基準例は、公開／社内／機密／個人情報の分類と入力禁止をガイドラインに入れるよう示しています。渡す前に、文書の分類ラベルがあるかどうかを見ます。

022. 社内ナレッジでAIに渡さない情報は何？

何が起きた

原則として、顧客・取引先・社員の個人情報、契約や交渉中の条件、未公開の財務、パスワードや鍵、社内システムの詳細な接続情報は渡しません。「社外秘」と印があっても、中身を再確認していない添付一式も同様です。迷ったら、その回は渡さない判断にします。

要点

原則として渡さない例です。

• 顧客・取引先・社員の個人情報
• 契約・交渉中の条件、未公開の財務
• パスワード、鍵、社内システムの詳細な接続情報
• 「社外秘」と印があるが、中身の再確認をしていない添付一式

ガイドラインの利用者向け事項は、個人情報・機密の不適切入力に注意し、学習に使われる場合は同意のない個人データや機密を含むプロンプトを入れないよう留意する、としています。匿名化や要約のうえで、確認者の許可を取ってから、が安全側です。

033. 社内ナレッジをAIに渡す前に更新担当は誰？

何が起きた

渡す判断とセットで、中身の更新、AI側への反映、陳腐化した文書を参照から外す担当を、名前で決めます。更新担当がいないまま渡すと、間違った社内ルールが出力に残り続けます。

要点

渡したあとに必要なのは、次の名前です。

• 中身の更新担当（業務オーナー）
• AI側への反映担当（推進役または情シス）
• やめる判断（陳腐化した文書を参照から外す人）

手引書がガバナンスの継続的運用で実態把握とルール更新を求めているのと同じで、ナレッジも「置いたら終わり」ではありません。

まとめ

1. 渡してよい文書：分類・鮮度・個人情報なし
2. 渡さない情報：顧客・契約・鍵・未確認の社外秘
3. 更新担当：中身・反映・削除を名前で決める

賢くする前に、渡す境界を決める。それがナレッジ活用の入口です。

自社の文書で、先に渡してよい／だめをどう切るか。一緒に仕分けします。